- Οι εγκαταστάσεις Πελάτη που καθορίζονται στη Σύμβαση Πιστοποίησης πρέπει να διαθέτουν ένα αποτελεσματικά εφαρμοσμένο και τεκμηριωμένο σύστημα διαχείρισης, το οποίο συμμορφώνεται με το πρότυπο όπως ορίζεται στη Συμφωνία Πιστοποίησης.
- Πλήρεις εσωτερικούς ελέγχους που ακολουθούνται από επιθεωρήσεις διαχείρισης του συστήματος διαχείρισης του πελάτη θα πρέπει να διενεργούνται τουλάχιστον μία φορά το χρόνο. Τουλάχιστον ένας πλήρης κύκλος Εσωτερικού Ελέγχου και Επιθεώρησης Διοίκησης θα ολοκληρωθεί πριν από τον Έλεγχο Πιστοποίησης.
- Όλα τα αρχεία που σχετίζονται με την εφαρμογή του συστήματος διαχείρισης ποιότητας πρέπει να διατίθενται στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό της LiberoAssurance, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων εξωτερικών παραπόνων και των διορθωτικών ενεργειών που έχουν ληφθεί.
- Η πρόσβαση σε όλους τους χώρους επιχειρήσεων και παραγωγής πρέπει να είναι διαθέσιμη στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό της LiberoAssurance για να διασφαλιστεί ένας αποτελεσματικός και αποδοτικός έλεγχος, συμπεριλαμβανομένης όλης της τεκμηρίωσης που σχετίζεται με το σύστημα διαχείρισης για το οποίο εκτελείται η Πιστοποίηση.
- Ένα καθορισμένο άτομο πρέπει να διοριστεί από τον Πελάτη για να είναι υπεύθυνο για τη διασφάλιση της τήρησης των απαιτήσεων του συστήματος διαχείρισης.
- Για οποιοδήποτε Σύστημα Διαχείρισης, ο Πελάτης πρέπει να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του Προγράμματος Πιστοποίησης, τις υποχρεωτικές νομικές ή κανονιστικές απαιτήσεις, τις νομοθετικές απαιτήσεις που ισχύουν για τις διαδικασίες παραγωγής ή τις υπηρεσίες του Πελάτη. Ο Πελάτης πρέπει να διατηρεί ένα μη αυτόματο μητρώο ρυθμιστικών απαιτήσεων που ισχύουν και να συμμορφώνονται με αυτές. Σε περίπτωση που ο Πελάτης (οργανισμός) παραβιάζει τη νομική / κανονιστική / νομοθετική απαίτηση, ο πελάτης θα ενημερώσει τη LiberoAssurance μόνος του, προληπτικά και εθελοντικά. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί παράβαση νομικής / κανονιστικής / νομοθετικής απαίτησης κατά τη διάρκεια της Πιστοποίησης (στάδιο 2) και του Επιθεωρητικού Ελέγχου, η ομάδα ελέγχου θα ειδοποιήσει τη διαχείριση του πελάτη για την παράβαση. Ο πελάτης θα διασφαλίσει και θα παράσχει αποδεικτικά στοιχεία στη LiberoAssurance ότι οι αρμόδιες αρχές έχουν ειδοποιηθεί για την παράβαση σύμφωνα με τις προβλεπόμενες διαδικασίες των αρμόδιων αρχών.
- Όλες οι σημαντικές αλλαγές στην οργάνωση, τα προϊόντα, τις διαδικασίες ή τις υπηρεσίες του Πελάτη που ενδέχεται να επηρεάσουν την Πιστοποίηση ή τη συμμόρφωση με το ελεγμένο πρότυπο πρέπει να κοινοποιούνται στη LiberoAssurance. Αυτό μπορεί να απαιτήσει από τη LiberoAssurance να πραγματοποιήσει περαιτέρω Έλεγχο για να επανεξετάσει τον αντίκτυπο αυτών των αλλαγών στην Πιστοποίηση.
- Η συχνότητα και η διάρκεια των επισκέψεων επιτήρησης μπορεί να αυξηθούν εάν αναφερθεί σημαντικός αριθμός μη συμμόρφωσης ή παραπόνων.
- Η πρωτότυπη τεκμηρίωση του συστήματος διαχείρισης που κατέχει ο Πελάτης πρέπει να διατίθεται στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό της LiberoAssurance σε κάθε επίσκεψη.
- Οι ενστάσεις κατά οποιασδήποτε απόφασης που λαμβάνεται από τη LiberoAssurance σχετικά με την Πιστοποίηση του Πελάτη καλύπτονται από τεκμηριωμένη διαδικασία προσφυγών, η οποία είναι διαθέσιμη κατόπιν αιτήματος.
- Ο Πελάτης πρέπει να ενημερώσει τη LiberoAssurance για τυχόν σημαντικές μη συμμορφώσεις για τις οποίες γνωρίζει, μέσω εσωτερικού ελέγχου ή άλλων μέσων. Ο Πελάτης είναι υπεύθυνος για την υιοθέτηση ορθών πολιτικών για τη διατήρηση της αξιοπιστίας του συστήματος διαχείρισής του. Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι η LiberoAssurance αξιολογεί το σύστημα διαχείρισης ποιότητας και δεν πιστοποιεί με κανέναν τρόπο την αποτελεσματικότητα της ποιότητας οποιουδήποτε προϊόντος ή υπηρεσίας. Ο Πελάτης δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει την Πιστοποίηση του συστήματος διαχείρισης ποιότητας του ως «απόδειξη» ότι προσφέρει ποιοτικά προϊόντα ή υπηρεσίες.
- Εάν το σύστημα διαχείρισης του Πελάτη είναι εγγεγραμμένο από τη LiberoAssurance, ο Πελάτης δικαιούται να χρησιμοποιήσει το σήμα εξυπηρέτησης της LiberoAssurance. Ο Πελάτης συμφωνεί να μην παραποιήσει την Πιστοποίηση από τη LiberoAssurance, ούτε να τροποποιήσει ή να τροποποιήσει το Πιστοποιητικό Πιστοποίησης με οποιονδήποτε τρόπο, συμπεριλαμβανομένου του λογότυπου της LiberoAssurance.
- Εάν ο Πελάτης αποτύχει να διατηρήσει τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις για Πιστοποίηση, η Πιστοποίηση μπορεί να ανασταλεί ή να αποσυρθεί κατά την κρίση της LiberoAssurance. Αντίγραφο της διαδικασίας αναστολής και ακύρωσης διατίθεται κατόπιν αιτήματος. Με την αναστολή ή την ακύρωση της Πιστοποίησης, ο πελάτης θα διακόψει κάθε διαφημιστικό υλικό και γραφική ύλη που περιέχει οποιαδήποτε αναφορά στην Πιστοποίηση και σε περίπτωση ακύρωσης, θα επιστρέψει όλα τα έγγραφα Πιστοποίησης.
- Είναι ευθύνη του πελάτη να προβεί σε όλες τις απαιτούμενες ενέργειες έναντι των μη συμμορφώσεων που προέκυψαν από τη LiberoAssurance που οδήγησαν στην αναστολή της πιστοποίησης. Ο πελάτης πρέπει να υποβάλει όλα τα αποδεικτικά στοιχεία για τις ενέργειες που έγιναν για την εξάλειψη όλων των μη συμμορφώσεων που αναφέρθηκαν. Η μη συμμόρφωση με τους όρους αναστολής θα κλιμακώσει την αναστολή σε ανάκληση / ακύρωση της πιστοποίησης.
- Το σύστημα διαχείρισης πελατών πρέπει να περιλαμβάνει μια διάταξη, η οποία να καθιστά σαφές στους πελάτες του πότε παρέχει αγαθά/υπηρεσίες που δεν προβλέπονται από αυτήν.
- Η LiberoAssurance δεν μπορεί να εγγυηθεί τον ίδιο ελεγκτή για επόμενες επισκέψεις. Ο πελάτης μπορεί να ζητήσει εγγράφως αλλαγή ελεγκτών/ομάδας ελέγχου με βάση τους κατάλληλους λόγους.
- Ο πελάτης πρέπει μόνο να ισχυριστεί ότι είναι πιστοποιημένος σε σχέση με εκείνες τις δραστηριότητες το πεδίο πιστοποίησης για τις οποίες του έχει χορηγηθεί πιστοποίηση.
- Πληροφορίες για περιστατικά όπως σοβαρό ατύχημα ή σοβαρή παραβίαση κανονισμών που απαιτεί τη συμμετοχή της αρμόδιας ρυθμιστικής αρχής, παρέχονται από τον πιστοποιημένο πελάτη ή συλλέγονται απευθείας από την ομάδα ελέγχου κατά τον ειδικό έλεγχο, παρέχουν λόγους στον Φορέα Πιστοποίησης να αποφασίσει τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν, συμπεριλαμβανομένης της αναστολής ή ανάκλησης της πιστοποίησης, σε περιπτώσεις όπου μπορεί να αποδειχθεί ότι το σύστημα απέτυχε σοβαρά να πληροί τις απαιτήσεις πιστοποίησης OH&S