- يجب أن يكون لمنشآت العميل المحددة في عقد التصديق نظام إدارة مُطبَّق وموثق بشكل فعال ، والذي يتوافق مع المعيار على النحو المحدد في اتفاقية التصديق.
- يجب إجراء عمليات تدقيق داخلية كاملة متبوعة بمراجعات إدارية لنظام إدارة العميل مرة واحدة على الأقل في السنة. يجب إكمال دورة كاملة واحدة على الأقل من التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة قبل تدقيق الشهادة.
- يجب توفير جميع السجلات المتعلقة بتنفيذ نظام إدارة الجودة لموظفي LiberoAssurance المعتمدين بما في ذلك سجلات الشكاوى الخارجية والإجراءات العلاجية المتخذة.
- يجب إتاحة الوصول إلى جميع مجالات الأعمال والإنتاج لموظفي LiberoAssurance المعتمدين لضمان إجراء تدقيق فعال وكفء بما في ذلك جميع الوثائق المتعلقة بنظام الإدارة الذي يتم إجراء الاعتماد من أجله.
- يجب تعيين الفرد المعين من قبل العميل ليكون مسؤولاً عن ضمان مراعاة متطلبات نظام الإدارة.
- بالنسبة لأي نظام إدارة ، يجب على العميل الامتثال لمتطلبات برنامج الاعتماد والمتطلبات القانونية أو التنظيمية الإلزامية والمتطلبات القانونية التي تنطبق على عمليات الإنتاج أو الخدمات الخاصة بالعميل. يجب على العميل الاحتفاظ بسجل يدوي للمتطلبات التنظيمية السارية ويجب أن يمتثل لها. في حالة قيام العميل (المنظمة) بانتهاك المتطلبات القانونية / التنظيمية / القانونية ، سيقوم العميل بإبلاغ LiberoAssurance من تلقاء نفسها وبشكل استباقي وطوعي. في حالة ملاحظة حدوث انتهاك للمتطلبات القانونية / التنظيمية / القانونية أثناء سير الشهادة (المرحلة 2) وتدقيق المراقبة ، سيقوم فريق التدقيق بإخطار إدارة العميل بالمخالفة. يجب على العميل ضمان وتقديم دليل إلى LiberoAssurance بأنه قد تم إخطار السلطات المختصة بالانتهاك وفقًا للإجراءات المحددة من السلطات المختصة.
- يجب إبلاغ LiberoAssurance بجميع التغييرات المهمة التي تطرأ على مؤسسة العميل أو منتجاته أو عملياته أو خدماته والتي قد تؤثر على الشهادة أو الامتثال للمعيار المدقق. قد يتطلب ذلك من LiberoAssurance إجراء مزيد من التدقيق لمراجعة تأثير هذه التغييرات على الشهادة.
- يمكن زيادة وتيرة زيارات المراقبة ومدتها إذا تم الإبلاغ عن عدد كبير من حالات عدم المطابقة أو الشكاوى.
- يجب توفير وثائق نظام الإدارة الأصلية التي يحتفظ بها العميل لموظفي LiberoAssurance المعتمدين في كل زيارة.
- تتم تغطية الاستئناف ضد أي قرار تتخذه LiberoAssurance بشأن شهادة العميل من خلال إجراء استئناف موثق متاح عند الطلب.
- يجب على العميل إبلاغ LiberoAssurance بأي حالات عدم توافق مهمة يعلمون بها ، من خلال التدقيق الداخلي أو وسائل أخرى. العميل مسؤول عن اعتماد سياسات سليمة للحفاظ على موثوقية نظام الإدارة الخاص به. يجب أن يكون مفهوما أن LiberoAssurance تقوم بتقييم نظام إدارة الجودة ولا تصادق بأي شكل من الأشكال على فعالية جودة أي منتج أو خدمة. لا يمكن للعميل استخدام شهادة نظام إدارة الجودة الخاص به "كدليل" على أنه يقدم منتجات أو خدمات عالية الجودة.
- إذا تم تسجيل نظام إدارة العميل بواسطة LiberoAssurance ، فيحق للعميل استخدام علامة الخدمة الخاصة بـ LiberoAssurance. يوافق العميل على عدم تحريف الشهادة من قبل LiberoAssurance ، ولا تعديل أو تغيير شهادة الشهادة بأي شكل من الأشكال ، بما في ذلك شعار LiberoAssurance.
- إذا فشل العميل في الحفاظ على الامتثال لمتطلبات الاعتماد ، فقد يتم تعليق الشهادة أو سحبها وفقًا لتقدير LiberoAssurance. نسخة من إجراءات التعليق والإلغاء متاحة عند الطلب. عند تعليق أو إلغاء الشهادة ، سيتوقف العميل عن جميع المواد الإعلانية والقرطاسية التي تحتوي على أي إشارة إلى الشهادة وعند الإلغاء ، سيعيد جميع مستندات الشهادة.
- تقع على عاتق العميل مسؤولية اتخاذ جميع الإجراءات المطلوبة ضد حالات عدم المطابقة التي أثارتها LiberoAssurance والتي أدت إلى تعليق الشهادة. يجب على العميل تقديم جميع الأدلة للإجراءات المتخذة لإغلاق جميع حالات عدم المطابقة المثارة. يؤدي عدم الامتثال لشروط التعليق إلى تصعيد التعليق إلى سحب / إلغاء الشهادة.
- يجب أن يشتمل نظام إدارة العميل على شرط يوضح لعملائه عندما يقوم بتوريد سلع / خدمات لم يتم إجراؤها بموجبه.
- لا يمكن أن تضمن LiberoAssurance نفس المراجع للزيارات اللاحقة. يمكن للعميل أن يطلب كتابيًا تغيير المدققين / فريق التدقيق بناءً على الأسباب المناسبة.
- يجب على العميل فقط أن يدعي أنه معتمد فيما يتعلق بنطاق الشهادات للأنشطة التي تم منحه الشهادة من أجلها.
- توفر المعلومات المتعلقة بحوادث مثل وقوع حادث خطير أو انتهاك خطير للوائح يستلزم مشاركة السلطة التنظيمية المختصة ، المقدمة من العميل المعتمد أو التي تم جمعها مباشرة من قبل فريق التدقيق أثناء التدقيق الخاص ، أسبابًا لجهة التصديق لاتخاذ قرار بشأنها الإجراءات التي يجب اتخاذها ، بما في ذلك تعليق أو سحب الشهادة ، في الحالات التي يمكن فيها إثبات أن النظام فشل بشكل خطير في تلبية متطلبات شهادة OH&S