- Οι εγκαταστάσεις του Πελάτη που καθορίζονται στη Σύμβαση Πιστοποίησης πρέπει να διαθέτουν ένα αποτελεσματικά εφαρμοσμένο και τεκμηριωμένο σύστημα διαχείρισης, το οποίο συμμορφώνεται με το πρότυπο όπως αυτό ορίζεται στη Συμφωνία Πιστοποίησης.
- Θα πρέπει να διενεργούνται πλήρεις εσωτερικές επιθεωρήσεις, οι οποίες ακολουθούνται από ανασκοπήσεις του συστήματος διαχείρισης του πελάτη από τη διοίκηση, τουλάχιστον μία φορά ετησίως. Πριν από την επιθεώρηση πιστοποίησης, πρέπει να έχει ολοκληρωθεί τουλάχιστον ένας πλήρης κύκλος εσωτερικής επιθεώρησης και ανασκόπησης από τη διοίκηση.
- Όλα τα αρχεία που αφορούν την εφαρμογή του συστήματος διαχείρισης ποιότητας πρέπει να τίθενται στη διάθεση του εξουσιοδοτημένου προσωπικού της LiberoAssurance, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων εξωτερικών παραπόνων και των διορθωτικών ενεργειών που έχουν αναληφθεί.
- Πρέπει να παρέχεται πρόσβαση σε όλους τους επιχειρησιακούς και παραγωγικούς χώρους στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό της LiberoAssurance, προκειμένου να διασφαλιστεί η διενέργεια μιας αποτελεσματικής και αποδοτικής επιθεώρησης, συμπεριλαμβανομένης της πρόσβασης σε όλη την τεκμηρίωση που σχετίζεται με το σύστημα διαχείρισης για το οποίο ζητείται η Πιστοποίηση.
- Ο Πελάτης οφείλει να ορίσει ένα συγκεκριμένο άτομο, το οποίο θα είναι υπεύθυνο για τη διασφάλιση της τήρησης των απαιτήσεων του συστήματος διαχείρισης..
- Για οποιοδήποτε Σύστημα Διαχείρισης, ο Πελάτης οφείλει να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του Προγράμματος Πιστοποίησης, καθώς και με τις υποχρεωτικές νομικές, κανονιστικές ή άλλες θεσμικές απαιτήσεις που διέπουν τις παραγωγικές διαδικασίες ή τις υπηρεσίες του. Ο Πελάτης υποχρεούται να τηρεί αρχείο (μητρώο) των εφαρμοστέων κανονιστικών απαιτήσεων και να συμμορφώνεται με αυτές. Σε περίπτωση που ο Πελάτης (οργανισμός) υποπέσει σε παραβίαση κάποιας νομικής, κανονιστικής ή θεσμικής απαίτησης, οφείλει να ενημερώσει τη LiberoAssurance με δική του πρωτοβουλία, προληπτικά και οικειοθελώς. Εάν διαπιστωθεί παραβίαση νομικής, κανονιστικής ή θεσμικής απαίτησης κατά τη διάρκεια της διαδικασίας Πιστοποίησης (στάδιο 2) ή κατά τη διάρκεια επιθεώρησης επιτήρησης, η ομάδα επιθεώρησης θα ενημερώσει τη διοίκηση του Πελάτη σχετικά με την εν λόγω παραβίαση. Ο Πελάτης οφείλει να διασφαλίσει —και να προσκομίσει αποδεικτικά στοιχεία στη LiberoAssurance— ότι οι αρμόδιες αρχές έχουν ενημερωθεί για την παραβίαση, σύμφωνα με τις προβλεπόμενες διαδικασίες των εν λόγω αρχών.
- Όλες οι σημαντικές αλλαγές στον οργανισμό, τα προϊόντα, τις διεργασίες ή τις υπηρεσίες του Πελάτη, οι οποίες ενδέχεται να επηρεάσουν την Πιστοποίηση ή τη συμμόρφωση με το πρότυπο που αποτέλεσε αντικείμενο επιθεώρησης, πρέπει να γνωστοποιούνται στη LiberoAssurance. Αυτό ενδέχεται να απαιτήσει από τη LiberoAssurance τη διενέργεια περαιτέρω Επιθεώρηση, προκειμένου να εξεταστεί ο αντίκτυπος των εν λόγω αλλαγών στην Πιστοποίηση.
- Η συχνότητα και η διάρκεια των επισκέψεων επιτήρησης ενδέχεται να αυξηθούν εάν αναφερθεί σημαντικός αριθμός μη συμμορφώσεων ή παραπόνων.
- Η πρωτότυπη τεκμηρίωση του συστήματος διαχείρισης, η οποία βρίσκεται στην κατοχή του Πελάτη, πρέπει να τίθεται στη διάθεση του εξουσιοδοτημένου προσωπικού της LiberoAssurance κατά τη διάρκεια κάθε επίσκεψης.
- Οι ενστάσεις κατά οποιασδήποτε απόφασης της LiberoAssurance σχετικά με την Πιστοποίηση του Πελάτη καλύπτονται από μια τεκμηριωμένη διαδικασία ενστάσεων, η οποία είναι διαθέσιμη κατόπιν αιτήματος.
- Ο Πελάτης οφείλει να ενημερώνει τη LiberoAssurance για τυχόν σημαντικές μη συμμορφώσεις, για τις οποίες έχει λάβει γνώση μέσω εσωτερικής επιθεώρησης ή άλλων μέσων. Ο Πελάτης είναι υπεύθυνος για την υιοθέτηση ορθών πολιτικών, με σκοπό τη διατήρηση της αξιοπιστίας του συστήματος διαχείρισής του. Πρέπει να διευκρινιστεί ότι η LiberoAssurance αξιολογεί το σύστημα διαχείρισης ποιότητας και δεν πιστοποιεί, με κανέναν τρόπο, την αποτελεσματικότητα της ποιότητας οποιουδήποτε προϊόντος ή υπηρεσίας. Ο Πελάτης δεν δύναται να χρησιμοποιεί την Πιστοποίηση του συστήματος διαχείρισης ποιότητάς του ως «απόδειξη» ότι παρέχει ποιοτικά προϊόντα ή υπηρεσίες.
- Εάν το σύστημα διαχείρισης του Πελάτη είναι καταχωρημένο από τη LiberoAssurance, ο Πελάτης δικαιούται να χρησιμοποιεί το σήμα υπηρεσίας της LiberoAssurance. Ο Πελάτης συμφωνεί να μην παρουσιάζει με παραπλανητικό τρόπο την Πιστοποίηση από τη LiberoAssurance, καθώς και να μην τροποποιεί ή αλλοιώνει με οποιονδήποτε τρόπο το πιστοποιητικό Πιστοποίησης, συμπεριλαμβανομένου του λογοτύπου της LiberoAssurance.
- Εάν ο Πελάτης δεν διατηρεί τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις για την Πιστοποίηση, η Πιστοποίηση ενδέχεται να ανασταλεί ή να ανακληθεί, κατά την κρίση της LiberoAssurance. Αντίγραφο της διαδικασίας αναστολής και ανάκλησης διατίθεται κατόπιν αιτήματος. Σε περίπτωση αναστολής ή ανάκλησης της Πιστοποίησης, ο Πελάτης οφείλει να διακόψει τη χρήση κάθε διαφημιστικού υλικού και εντύπου που περιέχει οποιαδήποτε αναφορά στην Πιστοποίηση, ενώ, σε περίπτωση ανάκλησης, οφείλει να επιστρέψει όλα τα έγγραφα της Πιστοποίησης.
- Αποτελεί ευθύνη του πελάτη να προβεί σε όλες τις απαιτούμενες ενέργειες σχετικά με τις μη συμμορφώσεις που εντοπίστηκαν από τη LiberoAssurance και οδήγησαν στην αναστολή της πιστοποίησης. Ο πελάτης οφείλει να υποβάλει όλα τα αποδεικτικά στοιχεία για τις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν με σκοπό την αποκατάσταση του συνόλου των εντοπισθέντων μη συμμορφώσεων. Η μη συμμόρφωση με τους όρους της αναστολής θα οδηγήσει σε κλιμάκωση της κατάστασης, με αποτέλεσμα την ανάκληση/ακύρωση της πιστοποίησης.
- Το σύστημα διαχείρισης πελατών πρέπει να περιλαμβάνει πρόβλεψη, η οποία καθιστά σαφές στους πελάτες του πότε παρέχει αγαθά/υπηρεσίες που δεν έχουν παραχθεί από το ίδιο.
- Η LiberoAssurance δεν μπορεί να εγγυηθεί ότι ο ίδιος επιθεωρητής θα διενεργήσει τις επόμενες επισκέψεις. Ο πελάτης δύναται να ζητήσει εγγράφως την αλλαγή των επιθεωρητών / της ομάδας επιθεώρησης, επικαλούμενος βάσιμους λόγους.
- Ο πελάτης οφείλει να ισχυρίζεται ότι είναι πιστοποιημένος μόνο σε σχέση με εκείνες τις δραστηριότητες —που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της πιστοποίησης— για τις οποίες του έχει χορηγηθεί πιστοποίηση.
- Πληροφορίες σχετικά με περιστατικά, όπως ένα σοβαρό ατύχημα ή μια σοβαρή παραβίαση κανονισμών που καθιστά αναγκαία την παρέμβαση της αρμόδιας ρυθμιστικής αρχής —είτε παρέχονται από τον πιστοποιημένο πελάτη είτε συλλέγονται απευθείας από την ομάδα ελέγχου κατά τη διάρκεια του ειδικού ελέγχου— παρέχουν στον Φορέα Πιστοποίησης τη βάση για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν την αναστολή ή την ανάκληση της πιστοποίησης, σε περιπτώσεις όπου αποδεικνύεται ότι το σύστημα απέτυχε σοβαρά να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις πιστοποίησης για την Υγεία και Ασφάλεια στην Εργασία (ΥΑΕ).