1. Introduktion
Certificering af et ledelsessystem er ikke en erklæring fra certificeringsorganet, der garanterer, at produktet eller tjenesterne rent faktisk opfylder specificerede krav. Certificering indebærer ikke et syn på specifikationen af et produkt eller en tjenesteydelse. Det garanterer ikke et godt produkt eller en god service.
LiberoAssurance er en privatejet uafhængig (tredjeparts) organisation
2. Anvendelsesområde
LiberoAssurance påtager sig revision, evaluering og certificering af ledelsessystemer, der drives af virksomheder i henhold til de respektive ansøgte ledelsessystemstandarder. Kunden skal acceptere at levere alle nødvendige oplysninger til LiberoAssurance
3. Personale
LiberoAssurance forpligter sig til at stille passende kvalificeret personale til rådighed til alt revisions- og overvågningsarbejde ved brug af eget personale eller egnede kvalificerede underleverandører. Alle medlemmer af LiberoAssurance (fuldtidsansatte eller underleverandører) er forpligtet til at underskrive fortrolighedsaftaler vedrørende alle fortrolige oplysninger, som de kan blive udsat for hos kunden.
Klienten har ret til at gøre indsigelse mod enhver revisor, hvis han oplever, at hans interesser er i modstrid. Han kan gøre indsigelse mod Director Operations, som skal gennemgå den potentielle upartiskhedstrussel og træffe nødvendige foranstaltninger; ændringen kan dog ikke garanteres.
4. Certificeringskontrakt
Ved modtagelse af en udfyldt ansøgning udarbejder LiberoAssurance en kontrakt, der beskriver revisionsomkostninger, vilkår, betingelser og krav. Ved accept af denne kontrakt underskriver kunden kontrakten og sender den sammen med forhåndschecken til LiberoAssurance. Projektet vil herefter blive allokeret af Director Operations til et passende revisionsteam, som derefter vil udføre revisionen i overensstemmelse med LiberoAssurances procedurer.
5. Revisionsmetode
- Den første fase af revisionen, som udføres af LiberoAssurance, er at udføre fase 1-revision, en gennemgang af kundens dokumentation i forhold til de(n) relevante standard(er). Dette skal udføres på stedet hos kunden i samarbejde med kundens ledelsesrepræsentant.
- Ved tilfredsstillelse af revisoren om overholdelse af dokumentationen og stedets krav (hvis relevant), udarbejdes en rapport, og trin 2 revisionsdato aftales, og en revision udføres af revisor(erne). Hvis yderligere besøg er påkrævet på grund af konstaterede manglende overholdelse, vil disse blive foretaget, og kunden vil blive pålagt et ekstra gebyr. Revisionen på stedet udføres ved hjælp af klientmanualer og -procedurer og ved at interviewe relevante medarbejdere vedrørende deres arbejdsmetoder.
- Hvis kunden efter certificering ændrer noget, som væsentligt påvirker registreringen, skal LiberoAssurance informeres. LiberoAssurance forbeholder sig retten til at revidere, hvis det er nødvendigt.
- Triennial / Fornyelsesaudit er påkrævet af LiberoAssurance. Alle eventuelle manglende overensstemmelser skal lukkes før Triennale / Fornyelsescertificering
6. Certificering
Når revisionen på stedet er afsluttet, rapporterer den ledende revisor til driftsdirektøren. Ved modtagelse af en rapport om, at kundens ledelsessystem opfylder kravene i de relevante standarder og godkendelse af certificeringsudvalget, udstedes certifikatet. Certifikatet forbliver LiberoAssurances ejendom og er gyldigt i tre år, forudsat at kunden vedligeholder ledelsessystemet til den krævede standard, er certifikatet gyldigt i tre år. Triennal / Fornyelsesrevision skal udføres mindst tre måneder før certifikatets udløb mod ekstra omkostninger.
7. Overvågning
Efter udstedelse af certifikat vil der for at opretholde årlig registrering blive gennemført overvågningsbesøg hos klienten (anmeldt besøg) mindst én gang årligt. Hvis der identificeres områder, der giver anledning til bekymring, kan flere besøg udføres efter LiberoAssurances skøn. Klienten indvilliger i at afholde de ekstra omkostninger i forbindelse med en sådan øget overvågning. Eventuelle ændringer i omfang, produkter eller fremstillingsprocesser skal meddeles LiberoAssurance.
Den første overvågningsaudit skal udføres inden for tolv måneder fra datoen for fase 02 / certificering / fornyelsesaudit. Manglende overholdelse af dette vil føre til tilbagetrækning af certifikat og klientafregistrering.
8. Udvidelse til registreringsområdet
Udvidelse af registreringsomfanget sker på samme måde som den indledende revision, hvilket indikerer, at det øgede registreringsomfang er påkrævet. Revision vil blive udført på de områder, der ikke tidligere er revideret. Hvis det lykkes, vil et nyt certifikat, der angiver det nye fulde omfang, blive udstedt af LiberoAssurance. Der vil blive opkrævet et gebyr for udvidelser af omfanget og genudstedelse af certifikaterne.
9. Kort meddelelsesrevision
LiberoAssurance kan, når det er nødvendigt, gennemføre revisioner med kort varsel for at undersøge klager, som reaktion på ændringer eller som opfølgning på suspenderede kunder.
10. Reduktion af omfanget af udstedte certifikater
LiberoAssurance skal, hvor det er relevant, reducere omfanget af certificering, hvis det i løbet af rutineovervågningsaudits/Gengodkendelses- eller Fornyelsesaudits konstaterer, at den certificerede klient løbende/alvorligt har undladt at opfylde certificeringskravene for de dele af certificeringsomfanget. Reduktionen i omfang vil blive godkendt af formanden for certificeringsudvalget.
11. Omtale
Når et certifikat er udstedt, har klienten ret til at offentliggøre fakta. De relevante logoer kan bruges på markedsføringsmateriale, men kun til det reviderede registreringsomfang og den relevante standard. Alle betingelser i logoreglerne skal følges.
12. Misbrug af certifikater
LiberoAssurance vil tage alle rimelige forholdsregler for at sikre, at der ikke er misbrug af deres certifikat i kundeannoncering osv. Kunden forpligter sig til at bruge certificeringsmærker, som er passende i forhold til dets certificerede registreringsomfang og relevante standarder. LiberoAssurance Certificeringsmærke vil blive leveret til den certificerede virksomhed elektronisk. LiberoAssurance navn og certificeringsmærke er varemærker tilhørende LiberoAssurance. Vi forbeholder os retten til at kræve, at du fjerner dem fra dit websted og holder op med at bruge dem, hvis det skulle fastslås, at der er et brud på betingelserne i disse vilkår. Divisioner, forældre, datterselskaber, søsterselskaber og andre tilknyttede virksomheder må ikke bruge LiberoAssurance Certificeringsmærket, medmindre de individuelt har modtaget certificering af LiberoAssurance. Detaljeret brug af LiberoAssurance Marks er beskrevet i organisationens kvalitetsmanual gennem kvalitetsprocedure QP12.
13. Appelprocedure
Hvis en klient af en eller anden grund ikke er indforstået med den ledende revisors dom efter en revision, re-audit eller et overvågningsbesøg, herunder suspension eller tilbagekaldelse af et certifikat, har han/hun ret til at indgive en klage til den administrerende direktør for LiberoAssurance via mail eller hjemmeside. Alle klager vil blive behandlet i overværelse af et ankeudvalg. Udvalget vil høre bevis fra klientens repræsentant og den relevante hovedrevisor. Udvalgets afgørelse er endelig og bindende for både klienten og LiberoAssurance. Ingen modkrav vil blive tilladt af nogen af parterne. Ingen omkostninger, uanset årsagen, vil blive idømt nogen af parterne som følge af en appel. Udgifterne til klagen afholdes fuldt ud af den part, der har afgørelsen imod sig.
14. Klager over LiberoAssurance-personale
Hvis en kunde har en klage over en medarbejder i LiberoAssurance, skal denne sendes via mail eller hjemmeside til LiberoAssurances administrerende direktør på hovedkontorets adresse. Hvis klagen vedrører den administrerende direktør, skal klagen rettes til LiberoAssurances bestyrelse. Klagen skal behandles i henhold til LiberoAssurances definerede klagebehandlingsproces.
15. Klager over LiberoAssurance-certificerede kunder
Hvis en interesseret part har en klage over LiberoAssurance certificeret klient, skal denne sendes via mail eller hjemmeside til den administrerende direktør for LiberoAssurance Ltd. på hovedkontorets adresse. Klagen skal behandles i henhold til LiberoAssurances definerede klagebehandlingsproces.
16. Ansvar
Hverken LiberoAssurance eller nogen af dets ansatte eller agenter garanterer nøjagtigheden af nogen revision, gennemgang, information, certificering, service eller rådgivning. Bortset fra det, der er angivet i dette dokument, er hverken LiberoAssurance eller nogen af dets ansatte eller agenter ansvarlige for tab, udgifter eller skader, uanset hvilket som helst selskab, klient eller person, som følge af nogen handling foretaget af LiberoAssurance eller dets ansatte eller agenter, undtagen i det omfang et forsøg på udelukkelse eller ansvar ville være i strid med loven.
17. Akkrediteringsorgan var vidne til revisioner
Det er en betingelse for registreringsreglerne, at alle LiberoAssurance-certificerede klienter, hvis de anmodes om det, skal tillade, at akkrediteringsorganets bedømmere besøger bygherrens lokaler/vidne til LiberoAssurance-personalets udførelse af deres revision.
LiberoAssurance har også tilladt uanmeldte vurderinger af sit kontor, certificerede kunder og relaterede enheder af akkrediteringsorganets bedømmere af følgende årsager: klager, mønster af manglende overholdelse, lovgivningsmæssige anmodninger, svigagtig aktivitet, uetisk adfærd, misbrug af logo osv.
Hvis dette ikke tillades, kan det bringe kundens registrering i fare
18. Oplysninger indsamlet
Under ansøgningsprocessen indsamler LiberoAssurance fra en autoriseret repræsentant for kunden følgende oplysninger (som minimum):
- Det ønskede omfang af certificeringen
- Ansøgerorganisationens generelle karakteristika, herunder dens navn og adresse(r) på dens fysiske lokalitet(er), væsentlige aspekter af dens processer og operationer og eventuelle relevante juridiske forpligtelser.
Generelle oplysninger, der er relevante for ansøgte certificeringsaktiviteter, vedrørende ansøgerorganisationen, såsom dens aktiviteter, menneskelige og tekniske ressourcer, funktioner og forhold i en større virksomhed